Arhiveerimine ja e-posti liidestus
Failide üles-ja allalaadimine käib kiirelt ja lihtsalt. Peale allalaadimist säilivad failide ja kataloogide struktuur ja metaandmed. Dokumentide failid säilitatakse iseseisvatena, lahus majandustarkvarast. Efektiivsemaks töötamiseks on arendatud süsteem, mis võtab vastu e-maile mille manustes olevatest failidest on lihtne vastavalt oma soovile kataloogidesse paigutada ja sisestada läbi API liidese otse Merit Aktivasse.
Dokumenditüüpide seadistamine
Dokumentidele õige nime andmine on ääretult oluline. Säilitatavad failid saavad peale raamatupidamiskande sooritamist alati kindlakujulised nimetused. Tänu sellele puudub failide leidmiseks edaspidi vajadus rakendada selleks mõnda spetsiaalset tarkvara.
Arhiveeritud dokumente saab igal ajal alla laadida ja vajadusel taasesitada paberkujul. Algdokumentide failid säilitatakse lahus majandustarkvarast. Metainfo ehk info dokumendifaili kohta asub faili nimes ning algdokumendid on seega säilitatud universaalsel kujul ja nende taasesitatavus ei sõltu säilitustarkvarast.
Lisaks on alati võimalik iseteenindusest salvestada säilitamisele kuuluvad dokumendid endale ka meelepärasesse kohta.
Kaustade aegumiskuupäevad
Kõik raamatupidamisdokumendid tuleb alles hoida vähemalt järgnevad seitse aastat alates perioodi või lepingu lõppemisest. Näiteks 2020. aasta jaanuaris lõppes kohustus säilitada 2013. aasta raamatupidamise algdokumente.
Alles tuleb hoida kõik arved, kulutšekid, kuluaruanded, lepingud, sise-eeskirjad ning aastaaruanded. Erandina tuleb töötajaga sõlmitud tööleping säilitada 10 aastat peale lepingu lõppemist.
Kust tuleb seitse aastat? Maksuametil on õigus kontrollida viimase kolme aasta dokumente ning kui on põhjust kahtlustada maksudest kõrvalehoidmist, siis kuni kuue aasta dokumente.
Vaata Raamatupidamise seadus.
E-mailid
E-maili liidestus võimaldab vastu võtta ostuarveid, kulutšekke ja muid dokumente.
Sissetulnud e-maili manuseid saab saata ostuarveks raamatupidamisprogrammi või lihtsalt arhiveerida. Lisaks on võimalik seadistada ka ettevõtte e-mail, gmail või mõne muu domeeni e-mail.
Telefoniga dokumentide skaneerimine
Sul oleks vaja teha mõnest dokumendist, arvest või kviitungist digitaalne koopia, aga koopiamasinat ei ole läheduses?
Kõigepealt lae alla tasuta arvete skaneerimise rakendus, mis kasutab PDF dokumentide loomiseks telefoni kaamerat ning on kiired ja hõlpsasti kasutatavad. Soovitame selliseid rakendusi Android telefonidele nagu CamScanner või Simple Scan ning Iphone’ile Genius Scan.
Arve skaneerimiseks aseta see tasasele pinnale ja tee sellest pilt. Seejärel vali dokumendi piirjooned ning rakendus teeb fotole automaatselt veaparandused. Soovi korral saab ka käsitsi pildi kontrastsust muuta ning valmis faili salvestada PDF vormingusse.
Skaneeritud dokumendid saad salvestada telefoni või saata otse Ellrex digidoc e-mailile ning seejärel raamatupidamisprogrammi sisestada.
Ka kortsus arvest või halva kvaliteediga pildist saab luua ilusa skaneeritud dokumendi!
Kontakt
ELLREX OÜ
info@ellrex.ee
+372 5345 5706
Reg nr. 14239396