Arhiveerimine ja e-posti liidestus

Failide üles-ja allalaadimine käib kiirelt ja lihtsalt. Peale allalaadimist säilivad failide ja kataloogide struktuur ja metaandmed. Dokumentide failid säilitatakse iseseisvatena, lahus majandustarkvarast. Efektiivsemaks töötamiseks on arendatud süsteem, mis võtab vastu e-maile mille manustes olevatest failidest on lihtne vastavalt oma soovile kataloogidesse paigutada ja sisestada läbi API liidese otse Merit Aktivasse.

Seadista dokumenditüübid

Õige nime andmine dokumentidele on oluline. Säilitatavad failid saavad peale raamatupidamiskande sooritamist alati kindlakujulised nimetused, mis tagab selle, et failide leidmiseks puudub edaspidi vajadus rakendada selleks “misiganes” spetsiaalset tarkvara.

Arhiveeritud dokumente saab igal ajal alla laadida ja vajadusel taasesitada need paberkujul. Algdokumentide failid säilitatakse iseseisvatena, lahus majandustarkvarast. Metainfo, ehk info dokumendifaili sisu kohta, asub faili nimes. Algdokumendid on seega säilitatud universaalsel kujul ja nende taasesitatavus ei sõltu säilitustarkvarast.

Alati on võimalik iseteenindusest salvestada säilitamisele kuuluvad dokumendid endale meelepärasesse kohta.

Määra kaustadele aegumiskuupäevad

Kõik raamatupidamisdokumendid tuleb alles hoida vähemalt järgnevad seitse aastat, alates perioodi lõppemisest või lepingu lõppemisest. Näiteks 2019.a. jaanuaris lõppes kohustus säilitada 2012.a. raamatupidamise algdokumente.

Seitse aastat tuleb alles hoida kõik arved, kulutšekid, kuluaruanded, lepingud, sise-eeskirjad, aastaaruanded. Erandina tuleb töötajaga sõlmitud tööleping säilitada 10 aastat peale lepingu lõppemist.

Kust tuleb seitse aastat? Maksuametil on õigus kontrollida viimase kolme aasta dokumente, kui on põhjust kahtlustada maksudest kõrvalehoidmist, siis kuni kuue aasta dokumente.

Vaata Raamatupidamise seadus.

E-mailid

E-maili liidestus võimaldab vastu võtta ostuarveid, kulutšekke ja muid dokumente. 

Sissetulnud e-maili manuseid saab otse saata ostuarveks raamatupidamisprogrammi või siis lihtsalt arhiveerida.

Seadistada on võimalik ettevõtte domeeni e-mail, gmail, või mõne muu domeeni e-mail. Aga ka on võimalik ka genereerida @ellrex.ee e-mail kujul ettevõttenimi@ellrex.ee

Kontakt

ELLREX OÜ
info@ellrex.ee
+372 5345 5706
Reg nr. 14239396