1. Üldist
• 1.1. Käesolevate üldtingimuste eesmärgiks on sätestada Ellrex OÜ andmekaitse
põhimõtted, korraldus ja vastutus, sh:
• 1.1.1. kehtestada tingimused, mille alusel ettevõte kogub, töötleb ja säilitab
isikuandmeid,
• 1.1.2. tagada isikute põhiõigused ja -vabadused ning eelkõige nende õigus eraelu
puutumatusele vastavalt Eesti ja rahvusvahelistele õigusaktidele, eriti isikuandmete
kaitse seadusest (edaspidi: IKS) ja Euroopa Parlamendi ja Nõukodu (EL) määrusest
2016/679 (edaspidi: andmekaitse üldmäärus) tulenevad õigused,
• 1.1.3. tagada Ellrex OÜ klientide ja koostööpartnerite usaldust ning ühtlasi kaitsta
ettevõtte (info)vara.
• 1.2. Isikuandmed on igasugune (füüsilise) isikuga (e andmesubjektiga) seotud teave või
teave, mida on võimalik andmesubjektiga mõistlike pingutustega seostada ja millega teda
saab otse või kaude tuvastada (näiteks nimi, isikukood, asukohateave jne). Erandiks on kõik
statistilist laadi koondandmed, kus andmesubjekti ei saa isikustada ja/või eraldi indiviidina
tuvastada.
• 1.3. Klient – iga isik, kes, kasutab Ellrex OÜ teenust või iseteeninduse e-keskkonda.
2. Isikuandmete töötlemise alused
• 2.1. Ellrex OÜ kogub ja töötleb isikuandmeid järgnevatel alustel:
• 2.1.1. Kliendi nõusolek,
• 2.1.2. Kliendi, või muu koostööpartneriga lepingu sõlmimiseks või sõlmitud lepingu
täitmiseks vajalik andmetöötlus,
• 2.1.3. Juriidiline kohustus, mis tuleneb Eestis kehtivatest õigusaktidest, sh
raamatupidamis- või maksuseadustest,
• 2.1.4. Avaliku ülesande täitmine.
• 2.2. Eelloetletud tähendab, et Ellrex OÜ kas saab andmeid RIK-ist või otse kliendilt
Ellrex OÜ teenuste tellimisel, kliendiks registreerumisel, Ellrex OÜ-le infopäringu
tegemisel vms seoses; või andmed tekivad ka kliendi poolt teenuste kasutamisel ning see on
vajalik lepingu täitmiseks (või lepingu täitmise tagamiseks), selline andmete töötlemine on
ettenähtud õigusaktiga või on andmete töötlemise aluseks kliendi nõusolek.
3. Isikuandmete töötlemise, turvamise ja säilitamise põhimõtted
• 3.1. Ellrex OÜ tagab, et juurdepääs isikuandmetele oleks üksnes neil Ellrex OÜ
töötajatel ja juhtorganite liikmetel ning volitatud töötlejatel, kes on seotud selle konkreetse
ja õiguspärase eesmärgi täitmisega, milleks neid mis tahes ajal töödeldakse.
• 3.2. Ellrex OÜ tagab enda poolt kogutud isikuandmete kvaliteedi ning võtab viivitamata
kasutusele vajalikud abinõud tagamaks, et määratletud eesmärkide saavutamiseks vajalikud
isikuandmed oleksid asja- ja ajakohased ning säiliksid muutumatuna.
• 3.3. Ellrex OÜ ei väljasta isikuandmeid teistele isikutele, välja arvatud juhul kui andmete
väljastamise kohustus tuleneb lepingust, õigusaktidest või andmete väljastamiseks on
andnud korralduse andmesubjekt ise ja selleks ei ole piiravaid asjaolusid.
• 3.4. Ellrex OÜ võtab kasutusele organisatsioonilised, füüsilised ja infotehnoloogilised
turvameetmed tagamaks isikuandmete terviklust ja konfidentsiaalsust ning jälgimaks nende
kasutust.
• 3.4.1. Nimetatud meetmed hõlmavad töötajate, informatsiooni, IT-infrastruktuuri,
ettevõtte siseste ja avalike võrkude ning ka kontorihoonete, opereeritavate objektide
ja tehniliste seadmete kaitset.
• 3.4.2. Ellrex OÜ töötajatele kehtivad andmete konfidentsiaalsuse ja kaitse alased
nõuded (st töökorralduse reeglid, töövõtulepingu tingimused ärisaladuse hoidmise
osas) ning nad vastutavad nende kohustuste täitmise eest.
• 3.4.3. Kui ettevõte annab üle või tellib töötlemise mistahes eraldi juriidiliselt isikult
või muult isikult, kes ei ole otseselt ettevõttest sõltuv (e volitatud töötleja), lepivad
ettevõte ja volitatud töötleja kirjalikult kokku volitatud töötleja poolt isikuandmete
töötlemise tingimused, mis on kooskõlas käesolevate põhimõtetega.
• 3.5. Ellrex OÜ säilitab andmeid nii kaua kui on vajalik käesolevates üldtingimustes
toodud andmete kasutamise eesmärgi saavutamiseks või õigusaktides ettenähtud tähtajani.
• 3.5.1. Pärast seda, kui isikuandmete säilitamine ja kasutamine Ellrex OÜ poolt ei
ole enam tarvilik seonduva eesmärgi saavutamiseks ning seadus ei nõua vastava
teabe säilitamist, kustutab või anonümiseerib Ellrex OÜ enda valduses olevad
elektroonilises vormis isikuandmed ning hävitab muud isikuandmeid sisaldavad
füüsilised andmekandjad.
• 3.5.2. Kui eelnimetatud isikuandmete tervikuna kustutamine või seda sisaldavate
füüsiliste andmekandjate hävitamine pole mõistlikult võimalik, täidab ettevõte
eelmises punktis sätestatud kohustuse ulatuses, milles see on mõistlikult võimalik.
Alles jäänud isikuandmete osas kehtivad edasi käesolevates üldtingimustes toodud
kohustused selle hoidmiseks ja kasutamiseks.
• 3.6. Tarnijate ja klientide andmete kogumine
• 3.6.1. Ellrex OÜ kogub isikuandmeid üksnes eesmärkidel ja ulatuses, mis on
vajalik lepingu sõlmimiseks või täitmiseks, kliendi teenindamiseks või kliendi
teenindamise tagamiseks.
• 3.6.2. Ellrex OÜ võib kasutada andmeid õigusaktide alusel ilma tarnija või kliendi
eraldi nõusolekuta lepingu täitmiseks või lepingu täitmise tagamiseks järgnevatel
juhtudel1:
• 3.6.2.1. Kliendi / tarnija / tema esindaja isiku tuvastamine;
• 3.6.2.2. Tarnijalt teenuse saamisel / kliendile teenuste osutamisel / kauba ostumüügil vajalike tegevuste teostamine (nt teenuse või kauba info edastamine
kliendile);
• 1 Loend ei ole lõplik. See tähendab, et mõistlikul vajadusel ja ulatuses võib
Ellrex OÜ töödelda andmeid lepingu täitmiseks ja lepingu täitmise
tagamiseks ka mõnel loendis nimetamata eesmärgil.
• 3.6.2.3. Ellrex OÜ klienditoe jaoks ettenähtud iseteeninduse e-keskkonda
(edaspidi: E-teenindus) funktsionaalsuste arendamine ning E-teeninduse
kasutamisega seotud info edastamine kliendile;
• 3.6.2.4. Tarnija / kliendi lepinguga seotud teenustasude arvestamine ning
kliendile seonduvate teadete ja arvete koostamine ja edastamine;
• 3.6.2.5. Kliendile posti / e-posti teel lepingu ja/või teenusega seotud teadete
saatmine, mis ei seostu andmete turunduslikku kasutamisega.
• 3.6.2.6. Klienditoe telefoniliini kõnede salvestamine ja säilitamine
kasutamaks neid kõnesalvestusi tahteavalduste / kokkulepete / tehtud
tehingute tõendamiseks ja kliendi teenindamise kvaliteedi parendamiseks;
• 3.6.2.7. Äri- ja teeninduskvaliteedi mõõtmine parenduseesmärkidel,
äritegevuse dokumenteerimine ja seonduv infovahetus (nt ettevõtte tegevuse
iga-aastasse auditeerimise raames);
• 3.6.2.8. Ellrex OÜ õiguste kaitsmine ja võlanõudmine (nt
lepingutingimuste rikkumine ja/ või võlgnevusega seotud andmete
edastamine volitatud inkassoteenust osutavatele isikutele / advokaatidele);
• 3.6.2.9. Tarnija / kliendi usaldusväärsuse (maksekäitumise) hindamine (nt
lepingu sõlmimise või selle tingimuste otsustamisel);
• 3.6.3. Klient ei saa teenust või E-teenindust kasutades keelduda punktis 3.6.2
kirjeldatud eesmärkidel andmete kasutamisest, kuna see muudaks võimatuks
Kliendile teenuse või E-teeninduse pakkumise.
• 3.6.4. Klient peab enda poolt kasutama E-teenindust turvaliselt ja hoolsalt ning
tagama, et seadmed, mille vahendusel klient kasutab E-teenindust (nt nutitelefonid,
arvuti), on turvatud. Klient on kohustatud hoidma teiste isikute eest infokandjad (nt
ID-kaardi, Mobiil-ID, Smart-ID) ja paroolid (või PIN-kalkulaatorid).
• 3.6.4.1. Ellrex OÜ ei saa tagada andmete turvalisust ega ole vastutav juhul,
kui andmed ei ole turvatud tulenevalt kliendi väärkäitumisest.
• 3.6.4.2. Juhul, kui klient volitab / võimaldab teisel isikul (nt pereliige, töötaja)
tellida teenuseid või kasutada E-teenindust, vastutab klient selle isiku
käitumise ning ka kliendile eelnevalt teatavaks tehtud isikuandmete
töötlemise põhimõtete tutvustamise eest.
4. Isiku õigused ja juurdepääs isikuandmetele
• 4.1. Inimesel, kelle andmeid töödeldakse, on õigus saada selle kohta teavet ning tutvuda
tema kohta käivate isikuandmetega.
• 4.1.1. Kõnealuse teabe esitab Ellrex OÜ isikule kirjalikult, muude vahendite abil
(nt andmekandjal või elektrooniliselt) või andmesubjekti taotlusel ka suuliselt,
eeldusel et andmesubjekti isikusamasust tuvastatakse.
• 4.1.2. Ellrex OÜ vastab isiku taotlusele mitte hiljem kui ühe kuu jooksul pärast
taotluse saamist isiku poolt.
• 4.1.3. Kui isiku taotlused on selgelt põhjendamatud või ülemäärased (nt korduva
iseloomuga), võib Ellrex OÜ kui vastutav töötleja vastavalt andmekaitse
üldmäärusele tegutseda alljärgnevalt:
• 4.1.3.1. Ellrex OÜ võib küsida mõistlikku tasu, arvestades halduskuludega,
mis kaasnevad vastava teabe esitamise/ teavitamise / taotletud meetmete
võtmisega, või
• 4.1.3.2. Ellrex OÜ võib keelduda taotletud meetmete võtmisest.
• 4.2. Samuti on inimesel õigus nõuda oma andmete parandamist ja kustutamist või
sulgemist / töötlemise piiramist.
• 4.2.1. Muudatusi isiku ebaõigetes / mittetäielikes andmetes teostab vastavalt
klienditeenindaja / muu Ellrex OÜ volitatud töötaja / Ellrex OÜ volitatud
partner, kes muudab, kustutab või hävitab ebatäpsed andmed, mida ei saa pidada
täpseteks ega vajalikeks.
• 4.3. Isikutel on õigus nõuda Ellrex OÜ-lt andmete ülekandmist, mis tähendab, et inimene
võib küsida ja saada Ellrex OÜ-lt kui vastutavalt töötlejalt kõiki teda puudutavaid
isikuandmeid, mida ta on Ellrex OÜ-le edastanud.
• 4.3.1. Isikult Ellrex OÜ-le edastatud isikuandmeteks loetakse kõiki isikuandmeid,
mida isik ise jagas Ellrex OÜ-le otseselt ning ka mis said kogutud teenuse
tarbimise käigus.
• 4.3.2. Isikul on õigus nõuda üle kanda üksnes digitaalandmed, mis kogutud lepingu
või nõusoleku alusel.
• 4.3.3. Juhul kui isikuandmete kogumine ja töötlemine toimus avaliku ülesande
täitmisel, siis õigus andmete ülekandmisele ei kohaldu.
• 4.4. Isikul on õigus tagasi võtta enda isikuandmete töötlemise nõusolek (kliendi- /
koostöösuhe loomise raames antud), kuid sellisel juhul ei saa Ellrex OÜ edaspidi
võimaldada kliendile teenuse kasutamist ning isiku teenindamine peaks lõppema.
• 4.5. Klient / tarnija / muu koostööpartner saab pöörduda Ellrex OÜ poole andmete
töötlemisega seotud küsimustes klienditoe telefoni või e-posti teel aadressil
Ellrex@Ellrex.ee.
• 4.6. Ellrex OÜ on kohustatud väljastama õigusaktides ettenähtud korras esitatud
järelpärimiste alusel teavet uurimisasutustele, prokuratuurile, kohtule, kohtuvälistele
menetlejatele jm õigusaktides nimetatud täidesaatva riigivõimu volitustega asutustele.